Licensavtal integrationstjänster

Sidan uppdaterades: 25 januari 2024

På denna sida hittar du information om Riksidrottsförbundets avtal om integrationstjänster och hur du går tillväga för att teckna avtalet. Från 2023-12-14 ersätter detta avtal alla befintliga avtal om Riksidrottsförbundets olika integrationstjänster.

Nytt avtal tydliggör personuppgiftsansvar och krav på leverantörer

Det nya avtalet tydliggör idrottsorganisationernas personuppgiftsansvar för sina medlemmar och Riksidrottsförbundets roll som personuppgiftsbiträde. Riksidrottsförbundet förtydligar även de krav som ställs på IT-leverantörer för att få ansluta till integrationstjänsterna som personuppgiftsbiträde till en eller flera idrottsorganisationer. Bland annat behöver IT-leverantören vara ett registrerat aktiebolag eller handelsbolag.

Med idrottsorganisationer menas idrottsföreningar (IF) och specialidrottsförbund (SF).

Detta avtal ersätter tidigare avtal

Avtalet som träder i kraft 2023-12-14 ersätter tidigare avtal och påverkar parter som sedan tidigare tecknat något av dessa avtal med Riksidrottsförbundet:

  • Läsa till IdrottOnline (Importer)
  • Läsa från IdrottOnline (Export Service)
  • Licensavtal för anslutning till API:er (Integrationsplattformen)

Parter som inte godkänner det nya avtalet behöver meddela Riksidrottsförbundet att de önskar avsluta avtalet och tjänsten/tjänsterna. Annars gäller det nya avtalet per automatik.

Specialidrottsförbund som tidigare har tecknat något av ovan nämnda avtal behöver senast den 31 mars 2024 meddela Riksidrottsförbundet:

  • om förbundet önskar stå kvar som avtalspart och inte har någon leverantör som ansvarar för det externa systemet och integrationen
  • eller om avtalet ska sägas upp och nytt avtal istället tecknas mellan förbundets leverantör och Riksidrottsförbundet.

En organisation som har avtal med Riksidrottsförbundet men inte tidigare har använt integrationsplattformen och RF:s API:er behöver lämna uppdaterade uppgifter inför anslutning. Se avsnitt Lämna uppgifter för anslutning till Integrationsplattformen och RF:s API:er nedan.

Vid frågor gällande avtalet, kontakta systemintegration@rf.se .

Avtalsparter

Avtalet tecknas mellan Riksidrottsförbundet och idrottsorganisationerna själva alternativt med leverantörer till idrottsorganisationer. Det som avgör vem som ska vara avtalspart är ägandeskap av det externa systemet. Den som tecknar avtalet tar också löpande ansvar för anslutningen och integrationen med Riksidrottsförbundet och att relaterade villkor uppfylls.

Det är firmatecknaren hos avtalsparten som ska teckna licensavtalet.

Integrationstjänster som ingår i avtalet

Riksidrottsförbundet erbjuder olika integrationstjänster:

  • RF:s API:er. Anslutning via API:er i Riksidrottsförbundets Integrationsplattform. Tjänsten som kallas RF:s API:er innebär att lägga till och/eller hämta en idrottsorganisations data i/från Riksidrottsförbundets databas. Databasen innehåller information om exempelvis medlemmar, organisationsinformation om föreningar och förbund samt utbildningar.
  • Importer (Läsa till IdrottOnline). Tjänsten som kallas Importer lägger till data som en idrottsorganisation ansvarar för i Riksidrottsförbundets databas. Den används främst av idrottsföreningar men även av vissa specialidrottsförbund. Importer kommer att avvecklas till 2025 –12-31 och ersättas av kommande API:er i Integrationsplattformen.
  • Export Service (Läsa från IdrottOnline). Tjänsten som kallas Export Service hämtar en idrottsorganisations data från Riksidrottsförbundets databas. Den används främst av specialidrottsförbund och samarbetsparter till Riksidrottsförbundet. Export Service kommer att avvecklas till 2025-06-30 och ersättas av kommande API:er i Integrationsplattformen.

Ansök om att nyttja integrationstjänsterna

Information om hur du går tillväga för att nyttja integrationstjänsterna och teckna avtal hittar du längre ner på sidan, under informationen om avtalsdokumenten. Där finns även formulär för om du redan har ett avtal med Riksidrottsförbundet gällande Importer eller Export Service men vill använda Riksidrottsförbundets Integrationsplattform och API:er, eller vill uppdatera dina kontaktuppgifter.

Avtalsdokument

Avtalet består av följande dokument som beskrivs närmare nedan:

  • Licensavtal Integrationstjänster
  • Riksidrottsförbundets villkor Integrationstjänster
  • Teknisk specifikation Integrationstjänster
  • Prislista Integrationstjänster

Utöver dessa tillkommer tre bilagor som reglerar personuppgiftsbehandling. Dessa gäller gemensamt för IdrottOnline och integrationstjänsterna:

  • Särskilda bestämmelser för Riksidrottsförbundets behandling av personuppgifter i IdrottOnline och Integrationstjänster
  • Instruktion för Riksidrottsförbundets behandling av personuppgifter i IdrottOnline och Integrationstjänster
  • Lista över Riksidrottsförbundets godkända underbiträden till IdrottOnline och Integrationstjänster

Beskrivning av respektive dokument:

Licensavtal Integrationstjänster

Licensavtalet reglerar förutsättningar för Riksidrottsförbundets tillhandahållande och idrottsorganisationers och deras leverantörers användning av Riksidrottsförbundets integrationstjänster.

I dokumentet beskrivs syfte med avtalet, vilka avtalshandlingarna är, vilka integrationstjänsterna är, personuppgiftsbehandling med hänvisning till närmare beskrivningar i övriga avtalsdokument, samt hänvisningar till teknisk specifikation och prislista för integrationstjänster.

Riksidrottsförbundets villkor Integrationstjänster

Villkoren reglerar leverantörers användning av Riksidrottsförbundets Integrationstjänster som ger tillgång till Riksidrottsförbundets databas för att kunna tillhandahålla tjänster till idrottsorganisationer.

I dokumentet beskrivs avtalshandlingarnas prioritet, vad licensen (nyttjanderätten) innebär, Riksidrottsförbundets åtagande, licenstagarens åtagande, personuppgiftsansvar och personuppgiftsbehandling, kontroll, begränsningar, marknadsföring, ansvar för skada, konfidentialitet, licensavgift, betalning, ändringar, avstängning och uppsägning, force majeure, överlåtelse, meddelanden samt tillämplig lag och tvistlösning.

Teknisk specifikation Integrationstjänster

Teknisk specifikation integrationstjänster innehåller den gällande tekniska specifikationen för Riksidrottsförbundets integrationstjänster.

I specifikationen beskrivs förutsättningar för att ansluta till och använda Riksidrottsförbundets integrationstjänster med hänvisning till ytterligare underlag.

Prislista Integrationstjänster

Detta är den gällande prislistan för Riksidrottsförbundets integrationstjänster. I prislistan beskrivs gällande licensavgift för att ansluta till och använda Riksidrottsförbundets integrationstjänster, vilka integrationstjänster licensavgiften gäller samt övriga villkor. Betalningsvillkor beskrivs i RF:s allmänna villkor Integrationstjänster.

Importer

För nya och befintliga avtalsparter som använder Importer, gäller befintlig prislista för Importer även under 2024. Detta innebär att du får en faktura i efterskott för 2023, respektive en faktura i förskott för 2024 enligt befintlig prislista. Därefter tillämpas den nya prislistan och förskottsbetalning för Integrationstjänster från årsskiftet 2024/2025.

Export Service

För befintliga avtalsparter som använder Export Service, är tjänsten fortsatt kostnadsfri under 2024 då övergång till RF:s API:er ska ske. Därefter tillämpas den nya prislistan och förskottsbetalning för integrationstjänster fr.o.m. årsskiftet 2024/2025.

RF:s API:er

För nya och befintliga avtalsparter som använder RF:s API:er, tillämpas den nya prislistan och förskottsbetalning fr.o.m. årsskiftet 2024/2025. Detta innebär att tjänsten fortsatt är kostnadsfri under 2024.

Särskilda bestämmelser om Riksidrottsförbundets personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster

Särskilda bestämmelser reglerar personuppgiftsansvar och personuppgiftsbehandling vid Riksidrottsförbundets tillhandahållande och idrottsorganisationers användning av IdrottOnline respektive Riksidrottsförbundets integrationstjänster. För Integrationstjänsterna gäller regleringen även eventuella leverantörer till idrottsorganisationer som ansluter via integration.

I dokumentet beskrivs allmänt om bestämmelserna och när de ska tillämpas, behandlingen av personuppgifter, licenstagarens ansvar, RF:s åtaganden, säkerhetsåtgärder, konfidentialitet, granskning och tillsyn, personuppgiftsincidenter, underbiträden, lokalisering och överföring av personuppgifter till tredje land, ansvar för skada i samband med personuppgiftsbehandling, giltighetstid, ändringar, uppsägning och åtgärder vid avtalets upphörande samt övriga bestämmelser.

Instruktion för Riksidrottsförbundets personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster

Utöver vad som framgår av Riksidrottsförbundets villkor IdrottOnline eller Riksidrottsförbundets villkor Integrationstjänster ska Riksidrottsförbundet följa denna instruktion.

I dokumentet beskrivs syfte och ändamål med behandlingen hos den personuppgiftsansvariga/personuppgiftsbiträdet och med behandlingen inom ramen för Riksidrottsförbundets tillhandahållande av licensen/licenserna.

Vidare beskrivs vilka kategorier av registrerade, och vilka typer av personuppgifter, behandlingen kan komma att omfatta, särskilda tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för behandlingen av personuppgifterna vid tillhandahållandet av licensen/licenserna, särskilda krav på loggning vid behandling av personuppgifter vid utförandet av tjänsten och vilka som ska ha tillgång till dem, vad som gäller vid lokalisering och överföring av personuppgifter till tredje land samt andra särskilda instruktioner avseende den behandling som ska utföras av Riksidrottsförbundet och/eller dess eventuella underbiträden.

Godkända underbiträden för Riksidrottsförbundets personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster

Riksidrottsförbundet anlitar underbiträden för att kunna tillhandahålla IdrottOnline och Integrationstjänster. Nedan följer en lista över underbiträden för respektive tjänst. Alla underbiträden har godkänts av den personuppgiftsansvariga i enlighet med Instruktion för RF:s personuppgiftsbehandling i IdrottOnline och Integrationstjänster.

IdrottOnline

(Företagsnamn (orgnr), adress, beskrivning av behandlingen, ev underbiträden till underbiträdet, vilket land behandlingen sker i)

  • Fouredge AB (556726-8106), Hammarby Fabriksväg 43, 120 30 Stockholm, Teknisk drift av IdrottOnline, ej aktuellt, Sverige
  • Bisnode Dun & Bradstreet AB (556022-4692), 169 93 Solna, Uppdatering av personuppgifter i förhållande till SPAR i RF:s databas, Frontwalker AB (IT-konsulter vars uppgift är att förvalta rpodukten för Bisnode Dun & Bradstreets räkning, Sverige)
  • Kivra Sverige AB (556917-3544), Vattugatan 17, 111 52 Stockholm, Idrottsbrevlåda för IdrottOnline som tjänst, Ej aktuellt, Sverige

Integrationstjänster

(Företagsnamn (orgnr), adress, beskrivning av behandlingen, ev underbiträden till underbiträdet, vilket land behandlingen sker i)

  • Fouredge AB (556726-8106), Hammarby Fabriksväg 43, 120 30 Stockholm, Teknisk drift av IdrottOnline, ej aktuellt, Sverige
  • KnowIT (556391-0354), Box 3383, 103 68 Stockholm, Utveckling av integrationstjänster (RF:s API:er), Ej aktuellt, Sverige
  • Consid (556599-4307), Lillsjöraden 22, 553 20 Jönköping, Utveckling av integrationstjänster (RF:s API:er), Ej aktuellt, Sverige

Ansökan om att nyttja integrationstjänster och teckna avtal

Detta gäller för er som inte redan har ett avtal med Riksidrottsförbundet gällande någon integration.

För att ansöka om att teckna licensavtalet med Riksidrottsförbundet behöver du fylla i två webbformulär, (1) organisations- och kontaktuppgifter och (2) övriga uppgifter. ​

Dessa behöver vi för att avgöra om du har rätt att teckna avtalet. Vid avtalstecknande, som sker digitalt med firmatecknaren, kommer uppgifterna i formuläret för organisations- och kontaktuppgifter att ersätta den mall för licenstagaren som finns i Licensavtal Integrationstjänster. Övriga avtalsdokument behöver inte signeras men finns tillgängliga på denna sida. Till dokumenten.

  1. Organisations- och kontaktuppgifter för att teckna avtal. För att ansöka om licensavtalet behöver du ange organisations- och kontaktuppgifter. Du skickar in uppgifterna via ett formulär. Vid avtalstecknande som sker digitalt med firmatecknaren, kommer uppgifterna i formuläret att användas som organisations- och kontaktuppgifter i avtalet. Öppna formuläret Licenstagarens organisations- och kontaktuppgifter i ett nytt fönster.
  2. Övriga uppgifter för att teckna licensavtal integrationstjänster. För att ansöka om att teckna Licensavtal Integrationstjänster behöver du även ange information om bland annat vilket system som ska ansluta och vilka tjänster ni vill använda. Riksidrottsförbundet behöver informationen för att kunna avgöra om ni har rätt att teckna avtalet. Öppna formuläret Övriga uppgifter för att teckna licensavtal integrationstjänster i ett nytt fönster.

När du har fyllt i och skickat in båda formulären får du en bekräftelse via mejl och Riksidrottsförbundet återkommer till dig för vidare kontakt. Ytterligare information kan behöva inhämtas för vissa av integrationstjänsterna.

Lämna uppgifter för anslutning till Integrationsplattformen och RF:s API:er

Detta gäller för er som redan har ett avtal med Riksidrottsförbundet gällande Importer eller Export Service och som vill använda Riksidrottsförbundets Integrationsplattform och API:er inom ramen för befintligt licensavtal Integrationstjänster.

För att börja använda Integrationsplattformen och RF:s API:er behöver vi få in ytterligare uppgifter. Du skickar in uppgifterna via detta formulär men behöver inte skriva under avtalet digitalt igen. Öppna formuläret Lämna uppgifter för anslutning till Integrationsplattformen och RF:s APi:er.

Behöver ni uppdatera era kontaktuppgifter?

Detta gäller för er som redan har avtal om integrationstjänster med Riksidrottsförbundet och vill uppdatera era kontaktuppgifter.

För att uppdatera kontaktuppgifter hos en organisation som redan har tecknat Riksidrottsförbundets licensavtal Integrationstjänster använder du detta formulär. Alla fält som är obligatoriska (markerade med *) behövs för att säkerställa att Riksidrottsförbundet har korrekta uppgifter. Öppna formuläret Uppdatera kontaktuppgifter licensavtal integrationstjänster.

Sidan publicerades: 13 december 2023

Avtalsansvarig för Licensavtal Integrationstjänster är Stellan Exarchopoulos, chef Digital utveckling.